Réussir la transition avec la V2014, capitaliser sur la démarche qualité en place et s’organiser autour du nouveau manuel de certification, tels sont les enjeux des établissements de santé.
La SRA Occitanie vous propose un espace d’informations, d’échanges et de partage autour de la nouvelle certification : « les WEB cafés rencontres »
Lorsque le contexte sanitaire sera favorable, les cafés rencontres deviendront l’occasion de se retrouver autour d’un café et de viennoiseries.
Diaporama de présentation à télécharger (accès membres)
Foire Aux Questions
- D’un point de vue stratégique, quel gain pour l’établissement d’envoyer une évaluation interne en amont de la visite de certification ? (web café du 12 janvier 2021)
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L’évaluation interne est laissée à la main de chaque établissement pour améliorer de manière continue la qualité et la sécurité des soins. Elle permet, également, de s’approprier la méthode et les outils de la nouvelle certification. Ces évaluations internes ne sont pas transmises à la HAS mais peuvent être valorisées lors de la visite auprès des experts visiteurs en termes de maturité de la culture qualité de l’établissement.
- Comment capitaliser sur ce qui a été porté lors des certifications précédentes : cartographies et analyses de risques, évaluations de pratiques professionnelles, revues de morbi-mortalité, etc. ? (FAQ HAS)
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Pour cette nouvelle version, la HAS souhaite évaluer le résultat de la qualité des soins. Les dispositifs de certification précédents ont permis aux établissements de développer les organisations et méthodes pour l’amélioration. Ces organisations et méthodes restent reconnues largement et depuis longtemps comme étant des moyens de produire des résultats optimaux pour le patient. Pour cette nouvelle version, ce ne sont plus les moyens mis en œuvre qui seront évalués mais bien le résultat. Tous les enseignements des démarches d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques mises en œuvre, comme par exemple les évaluations des pratiques professionnelles, les revues morbi-mortalité, les analyses de risques sont évaluées dans les 3 chapitres. Il ne s’agit plus d’évaluer le déroulement des analyses, la bonne conduite des réunions mais les enseignements tirés de ces démarches avec les résultats des actions mises en place concrètement.
- Comment déployer cette nouvelle démarche de certification, que devient le pilotage par thématique- Faut-il garder instances, pilotes ? Comment articuler les plans d’actions ? (web café du 12 janvier 2021)
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Pour aider les établissements à réorganiser les ressources et responsabilités en interne, un outil élaboré par les SRA au sein de la FORAP, est disponible pour les adhérents sur le site de la SRA Occitanie. Accéder à l'outil.
La transition est délicate du fait du changement du manuel et de sa logique. Il est important de redéployer les pilotes afin de ne pas casser la dynamique en place.
L’implication des professionnels de terrain sera nécessaire pour permettre l’appropriation des nouvelles méthodes d’évaluation de la culture des résultats. L’objectif de cette nouvelle certification est d’augmenter le nombre de patients traceurs, élément phare de la certification, réalisés durant la visite. Ces patients traceurs seront menés uniquement par des médecins. Lors de l’évaluation interne, l’implication des médecins sera indispensable. - Avez-vous des informations concernant le devenir des IQSS ? A quel moment les IQSS seront lancés par la HAS ? calendrier ? (web café du 28 janvier 2021)
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Le recueil d’ICSHA (données 2019) est prévu entre le 1er et le 28 février 2021 sur la plateforme QualHAS. Les outils pour cet indicateur sont disponibles sur le site internet de la HAS.
Un courrier de la HAS en date du 25 janvier 2021 avec pour objet « Objet : Information générale aux établissements de santé sur les indicateurs de qualité et de sécurité des soins en 2021. ». A retrouver sur le site de la HAS. - Les évaluations internes, sont-elles par FINESS géographique ou juridique ? (web café du 12 janvier 2021)
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L’évaluation externe se fait par démarche = un établissement avec une entité juridique. Pour les évaluations internes, les établissement sont libres de choisir leur périmètre.
- Dans Calista, sera-t-il possible de réaliser plusieurs évaluations internes ? (web café du 12 janvier 2021)
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OUI, l’établissement peut faire autant d’évaluations internes qu’il le désire.
- Les grilles d’évaluation sont-elles exportables en EXCEL ? (web café du 12 janvier 2021)
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NON, elles sont, uniquement, imprimables en PDF.
- Dans les documents obligatoires à transmettre, il est demandé la liste anonymisée des fiches Evènements Indésirables. Est-il possible de fournir uniquement le titre des fiches Evènements Indésirables (EI) et pas le contenu ? (web café du 28 janvier 2021)
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Il est intéressant pour l’expert visiteur de connaître le volume et la typologie des EI déclarés. Le contenu des EI peut renseigner sur la récurrence de certaines situations.
- N’y-a-t-il pas un risque d’aller à l’encontre de l’incitation à la déclaration ? Les experts visiteurs sont susceptibles d’explorer en priorité les Evènements Indésirables (EI) déclarés ? (web café du 28 janvier 2021)
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Attention, la visite de certification n’est pas une inspection des déclarations ! L’objectif est de rechercher une vraie dynamique d’amélioration des pratiques via les déclarations des EI.
- La liste depuis quand ? L’année en cours ? Est-ce qu’un bilan annuel des EI peut suffire ?
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A discuter avec le chef de projet au moment de la préparation de la visite. Ce qui est important à transmettre c’est le nombre et la typologie des EI ainsi que les actions d’amélioration mises en œuvre.
- Avons-nous à disposition un outil Excel qui reprenne l’ensemble des critères, les résultats obtenus lors des patients traceurs et une case disponible pour noter nos remarques ainsi que les axes d’amélioration possibles ? Je ne trouve pas d’outil avec Calista. Avez-vous développé un fichier type ? Car cela me semble essentiel pour présenter les résultats en interne. (web café du 28 janvier 2021)
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Les grilles patients traceurs générées dans Calista ne permettent pas d’établir un plan d’actions. Les résultats du patient traceur sont automatiquement générés dans Calista et présentés sous forme de diagrammes. Chaque établissement détermine son plan d’actions (PAQSS) et le communique à la HAS via Calista.
- La fiche interface HAS-ARS existe-t-elle toujours ? (web café du 28 janvier 2021)
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La fiche en tant que tel, non, mais les informations sont retrouvées dans « données de profil pour la démarche » (nombre de lits et places…).
- Est-il prévu de mettre à disposition des professionnels, dans CALISTA, des tutos permettant une meilleure prise en mains de l’outil et de ses différentes fonctionnalités ? entre autre, un tuto pour faciliter le renseignement des « non applicable » (web café du 28 janvier 2021)
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Faire remonter cette demande à la HAS
- Est-il prévu de faire évoluer la présentation des grilles dans Calista pour que lors du téléchargement, la référence et le nom de la grille soient inscrits (à la place du numéro actuel) ? (web café du 28 janvier 2021)
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Faire remonter cette demande à la HAS
- La SRA Occitanie peut-elle être identifiée comme rapporteur auprès de la HAS sur les difficultés rencontrées par les établissements de la région pour l’utilisation de Calista ? (web café rencontre du 09 février 2021)
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Chaque établissement a un référent Calista auprès duquel il doit remonter tous les dysfonctionnements en lien avec la plateforme Calista. En parallèle, la SRA Occitanie remonte les dysfonctionnements qu’elle constate via un groupe de travail certification FORAP.
- Sur CALISTA, avons-nous un nombre de grilles « traceurs » par établissement ? (web café rencontre du 09 février 2021)
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Oui, une fois le profil consolidé, le nombre de traceurs et audits qui seront réalisés lors de la visite de certification est renseigné dans CALISTA. Il n’est pas nécessaire d’appliquer le programme de visite des EV au cours des évaluations internes.
- A quel moment les profils des patients traceurs seront communiqués à l’ES? Avant la visite ou sur le moment ? même question pour la définition des parcours traceur. (web café rencontre du 09 février 2021)
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Dès que le profil de l’établissement est stabilisé, le nombre de patients traceurs est précisé ainsi que les secteurs d’activités.
En ce qui concerne les parcours, ils seront donnés au moment de la visite. Ils correspondent à l’activité de l’établissement. - Ne pourrait-on pas disposer de la liste des parcours traceur dans CALISTA en amont de la visite ? (web café rencontre du 09 février 2021)
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Demande à remonter au chef de projet HAS mais ce n’est pas prévu dans le processus d’évaluation.
- Grilles traceurs ciblés : Est-on obligé de saisir toute la partie observation sur toutes les grilles ? (web café rencontre du 09 février 2021)
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L’intérêt est essentiellement pédagogique. Les grilles ne peuvent être validées qu’à condition que toutes les cases soient renseignées.
- Pour le calcul de la note globale, les moyennes sont-elles simples ou sont-elles pondérées ? (web café rencontre du 25/02/2021)
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Il n’y a pas de pondération prévue dans le calcul de la moyenne.
- A quel moment doivent être envoyé les documents obligatoires (sachant que notre visite est en septembre) (web café rencontre du 25/02/2021)
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Les documents peuvent être déposés au fil de l’eau dès l’ouverture de CALISTA.
- Comment l’expert visiteur va-t-il pouvoir auditer un parcours lorsqu’il y a de la distance entre deux lieux de prise en charge ? (web café du 12 janvier 2021)
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Les experts visiteurs peuvent être amenés à se déplacer durant la visite. Ces questions seront discutées avec le chef de projet au moment de la préparation de la visite.
- Les parcours traceurs ou traceurs ciblé seront-ils adaptés pour des HAD autonomes qui travaillent avec les CH du territoire ? (web café du 12 janvier 2021)
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Les experts visiteurs évalueront la continuité et la sécurité des parcours. Quelle Collaboration entre professionnels est mise en place dans la prise en charge des patients, comment sont gérés les dysfonctionnements, … ?
Exemple de la prescription des médicaments par un prescripteur externe à la structure, l’HAD qui prend le relais reste responsable de cette prescription au travers l’administration. - La fiche parcours traceur CALISTA ne semble pas adaptée à une HAD autonome (web café du 12 janvier 2021)
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A discuter avec le chef de projet HAS
- Pourquoi la HAS a-t-elle rédigé des fiches pédagogiques en plus du manuel et fiches critères ?
Pour chaque nouvelle fiche pédagogique proposée par la HAS, le tableur FORAP sera-t-il mis à jour et à quel rythme ? (web café rencontre du 09 février 2021) -
Les fiches pédagogiques sont des documents d’informations très détaillées et didactiques de la thématique étudiée. Elles apportent tous les éléments théoriques et pratiques en lien avec le processus décrit. Elles permettent de répondre aux attendus décrits dans les fiches critères. Elles sont complémentaires. L’outil élaboré par la FORAP sera mis à jour si une nouvelle fiche est créée.
- L’ancienne grille de patient traceur V2014 nous permettait de mener des Evaluations de Pratique Professionnelles (douleur, antibiotique, prise en charge diététique…). La nouvelle grille est très pauvre concernant l’évaluation des pratiques professionnelles en dehors des droits des patients. Faut-il refaire des audits cliniques ? (web café rencontre du 25/02/2021)
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Intéressant de conserver les « anciennes grilles » Patients Traceurs pour réaliser des EPP avec la possibilité d’identifier dans ces grilles les critères CALISTA.
- Dans une évaluation (par exemple un traceur ciblé), quand les experts visiteurs rencontrent plusieurs professionnels de l’équipe, si certains répondent OUI à un élément d’évaluation dans la grille et d’autres NON, quelle réponse les experts visiteurs donnent-ils à cet élément d’évaluation ?
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Pour remplir la grille, l’expert visiteur tient compte de la majorité des réponses pour répondre oui ou non à un critère. Cependant, d’autres traceurs seront réalisés par d’autres experts visiteurs et le résultat final est la moyenne de tous ces résultats.
- Pour le parcours traceur, est-ce le parcours complet, de l’admission à la sortie, qui est évalué ? ou est-ce seulement une partie du parcours uniquement ? (web café rencontre du 25/02/2021)
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Le parcours est exploré dans son intégralité tel qu’il aura été défini au préalable.
- Le parcours traceur est-il obligatoirement exploré par un médecin EV ? (web café rencontre du 25/02/2021)
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Non, le parcours traceur peut être réalisé par l’ensemble des experts visiteurs (soignant ou non).
- Le traceur ciblé se fait-il sur une cible très précise (exemple : EI réellement déclaré, ou circuit de l’EI en “général”) (web café rencontre du 25/02/2021)
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Le traceur ciblé se fait à partir d’une déclaration pour être au plus près du terrain, puis le processus général sera exploré par l’expert visiteur.
- Les temps de rencontres avec les équipes se font-ils en groupe ou en individuel ? (web café rencontre du 25/02/2021)
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Les temps de rencontre sont organisés avec les équipes concernées par les prises en charge. Toutefois, un temps d’échange individuel ne peut être exclu.
